Dans un échange oral, les réactions de l’interlocuteur ou du public, qu’elles soient émises en langage parlé ou corporel, permettent d’adapter son propos : un regard perplexe, j’explique ; un raidissement de nuque, je nuance, etc. Tout cela en direct et souvent sans même y penser.
Cette adaptation immédiate n’est pas possible à l’écrit : une fois envoyés, une proposition commerciale, une note d’information ou un article sont des produits finis. Ils ne peuvent compter que sur eux-mêmes pour être compris.
Pour rendre ces textes auto-portants l’auteur doit faire preuve d’une certaine empathie pour le lecteur auquel ils sont destinés. Autrement dit, se mettre à sa place, comme le fait l’orateur devant son public, mais à distance et en différé.
Sachez pour quel lecteur vous écrivez
Savoir pour qui il écrit est le B.A. BA du rédacteur. C’est pourtant loin d’être évident. La plupart du temps, les lecteurs sont plusieurs, ils sont anonymes.
Une technique consiste alors à viser mentalement une personne connue pour en faire le représentant des lecteurs auxquels on s’adresse réellement.
Choisissez quelqu’un à qui vous êtes prêt à penser intensément pendant quelques heures et qui est, à sa manière, exigeant. Votre client Untel qui manque un peu de patience, cette cheffe de projet qui ne vous laisse pas tranquille tant que vous n’avez pas répondu par oui ou par non à toutes ses questions, ou encore cet ex-collègue sympathique qui « aime que ça soit concret ».
Prenez ce personnage et placez-le devant un groupe flou de personnes ayant toutes à peu près la même connaissance du sujet traité et la même motivation à lire votre texte.
Vous venez de constituer votre public de lecteurs. C’est à lui que votre texte, sans aucune médiation, doit être capable de parler.
Économisez son temps de lecture
Une chose est sûre, vous lire lui demandera un effort. Lequel appelle une récompense. Comme le chat qui flaire une tasse de lait avant d’y tremper la langue, votre lecteur va donc commencer par scanner votre texte pour en tâter la consistance.
Aidez-le dans cette évaluation. Le titre général, les titres des parties et le cas échéant le résumé introductif doivent lui indiquer sans ambiguïté ce qu’il peut espérer retirer de votre texte. S’il ne lit que cela, c’est toujours ça de gagné. S’il saute des parties pour aller directement à ce qui l’intéresse, vous lui aurez rendu service en balisant son chemin.
Et, évidemment, soyez bref, soyez simple. En vous relisant, demandez-vous si vous ne pouvez pas simplifier votre propos. On trouve toujours au moins 10 à 20 % de longueur à gagner sur la première version d’un texte.
Facilitez sa compréhension
Pour vous faire comprendre, vous allez vous efforcer d’écrire clairement, de belles phrases bien construites. Arrêtons-nous seulement sur quelques conseils qui ne relèvent pas de la syntaxe, mais peuvent éviter des moues de perplexité.
Fournissez des définitions (mais pas trop)
Partons du principe que vos lecteurs connaissent déjà relativement bien votre sujet. Il n’empêche que quelques petites définitions ici ou là seront utiles pour éviter de perdre en route les moins savants.
Comme souvent, la clé est dans le dosage. Votre objectif doit être de permettre une lecture fluide au plus grand nombre possible de lecteurs, par des explications discrètes qui seront très utiles à celui qui en a besoin, sans importuner celui qui sait déjà.
- Développez les acronymes à leur première apparition
- Usez par exemple d’expressions telles que rappelons que ou comme on le sait
- Renvoyez à des notes de bas de pages (modérément).
Dans le même ordre d’idée mais plus difficile à gérer, il y a la question des implicites. Ces idées, démonstrations ou raisonnements supposément acquis, que vous ne vous donnez pas la peine de développer. Ils sont triviaux pour vous, mais le sont-ils pour tous vos lecteurs ? Si vous les explicitez pour les uns, les autres ne trouveront-ils pas que vous les prenez pour des c… ?
Référez-vous à votre lectorat théorique et posez-vous cette question : mon texte rend-il les lecteurs novices, mais néanmoins importants pour moi, suffisamment autonomes pour comprendre 80 % de ce que j’écris sans aller sur Wikipedia ?
Usez du jargon à bon escient
Les mots qui vous viennent seront sans doute un peu « jargonneux ». Si vous vous adressez à un public extérieur à votre communauté professionnelle, traquez-les sans pitié. Dans le cas contraire, éliminez les cas limites, mais gardez les expressions que tout le monde emploie autour de vous, au besoin accompagnées de discrètes explications à l’intention des novices (cf. supra). Vous créerez ainsi un sentiment de rassurante proximité avec vos lecteurs.
Fixez les expressions que vous employez
Sur les panneaux autoroutiers belges, Anvers soudain devient Antwerpen (du moins dans mon souvenir). Ce passage sans transition du français au flamand n’est pas sans susciter un certain trouble : s’est-on trompé de route ? Il se passe exactement la même chose quand, sans vous en rendre compte, vous changez les mots que utilisez pour désigner telle ou telle chose.
Cela arrive plus souvent qu’on le croit. Pour être sûr d’être compris, mieux vaut répéter une expression que d’employer un synonyme qui n’en est un que pour vous.
Ces conseils vous paraîtront peut-être triviaux. Leur application, en tout cas, ne l’est pas. Il faut à chaque instant se rappeler que l’on n’écrit pas pour soi, mais pour un autre. Un autre qui découvre vos idées ou vos informations – sinon pourquoi vous lirait-il ? – et que vous prenez à froid, sans préparation. Faites donc preuve d’empathie pour votre lecteur, en bref : mettez-vous à sa place.